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Notre monde sans cesse en activité signifie que nous devons face à une pression grandissante pour abattre toujours plus de travail. Les personnes qui voyagent pour affaires sont plus particulièrement touchées par ce changement, car elles doivent régulièrement jongler avec une charge de travail double, des réunions d’affaires, des voyages en plus de leurs engagements personnels. Ainsi, le récent sondage Vision Voyages — Ipsos Reid, a montré que les voyageurs d’affaires passent le tiers de leur temps à travailler dans l’avion.

Pour les voyageurs de la classe affaires à l’avant de la cabine, le temps passé à travailler passe du tieBrian Robertsonrs à la moitié de la durée du vol ! Cependant, toute cette pression pour rester toujours actif nuit à votre productivité. Selon le dictionnaire, la productivité se définit comme : « Caractère productif de quelque chose, d’une activité. » En ce qui concerne plus particulièrement l’industrie : « Rapport entre le résultat d’une activité productive (biens et services) et les facteurs de production que l’on a utilisés pour parvenir à cette production ». Il est primordial de comprendre le sens de ce mot, car, pour atteindre notre productivité maximale, nous devons d’abord maximiser notre production. Chez Vision Voyages, nous nous occupons, en moyenne, de plus de 100 000 voyages d’affaires par année.

Je passe moi-même au moins 150 jours sur la route annuellement. Au fil des ans, j’ai développé des aptitudes en matière de productivité et de gestion du temps qui m’ont permis de bien gérer la pression croissante lorsqu’on dirige une entreprise, simplement en maximisant ma production. Nous appliquons également ces principes pour la gestion de nos voyages et la planification de nos réunions afin de permettre à nos clients de tirer le meilleur parti de leur temps passé sur la route. Il est important que les grands voyageurs d’aujourd’hui disposent d’outils qui vont leur permettre de générer le meilleur rendement possible au bureau ou en voyage.

  1. Effectuer plusieurs tâches en même temps :
    Les voyageurs d’affaires sont réputés pour leur capacité d’effectuer plusieurs tâches en même temps. Ainsi, pendant que vous procédez à votre enregistrement à l’aéroport, vous envoyez des courriels, confirmez votre présence à des réunions, révisez des plans, etc. Alors que plusieurs d’entre nous pensent qu’effectuer plusieurs tâches en même temps permet d’en faire plus en moins de temps, les études montrent que cela peut réduire la productivité de 40 %. Concentrez plutôt vos efforts sur la priorisation de vos tâches et effectuez les une à la fois. N’oubliez pas : ce qui compte n’est pas le nombre de tâches accomplies en une seule journée, mais plutôt de les effectuer par ordre de priorité.
  2. N’avoir qu’une seule liste de choses à faire :
    Être en voyage (et loin du bureau) peut énormément compliquer le respect des échéances. La majorité des professionnels affichant un important rendement ne jurent que par les listes de choses à faire. Warren Buffet va plus loin en recommandant un système simple à deux listes. Ainsi, Monsieur Buffet crée une liste puis sélectionne ses cinq priorités. Ensuite, il ne prête aucune attention aux articles restants jusqu’à ce que ses cinq tâches prioritaires aient été accomplies. Cela vous permet de garder le plein contrôle de votre ordre du jour — une leçon importe à tirer de l’homme d’affaires ayant une fortune de plus de 67 milliards de dollars. « Peu importe le talent ou les efforts fournis, certaines choses prennent simplement du temps à faire. Vous ne pouvez pas concevoir un enfant en un mois en mettant neuf femmes enceintes. » — Warren Buffett
  3. Improviser :
    Commencer votre journée de travail en étant complètement désorganisé et sans aucun plan de travail peut être extrêmement néfaste pour votre productivité et plus particulièrement pour les gens qui voyagent pour affaires. Pour être le plus efficace possible, vous devez être préparé. Bien sûr, nous ne pouvons pas prévoir ce qui est imprévisible, mais nous pouvons planifier ce qui doit être accompli à la fin de la journée. Avoir un plan d’action entre les mains avec un temps alloué pour chaque tâche et des échéances à respecter vous aidera à demeurer concentré. Votre calendrier peut être un outil fondamental pour vous aider à mieux gérer vos activités quotidiennes et votre temps.
  4. Céder devant les distractions numériques :
    Je reçois des centaines de courriels par jour. Si je répondais à chacun d’entre eux, je ne parviendrais jamais à travailler. Répondre à un courriel dès que le « ding » retentit sur votre téléphone ou dès qu’une fenêtre contextuelle apparaît sur votre écran, réduit votre productivité à zéro. Cela est d’autant plus difficile à faire puisque nous avons constamment accès à nos courriels à partir de nos téléphones, ce qui engendre le besoin de constamment surveiller la boîte de messagerie. Je vous conseille de parcourir vos courriels dès la première heure du matin, mais de ne pas immédiatement y répondre, car cela vous donnera un faux sentiment d’accomplissement. Ainsi, vous aurez répondu à 50 courriels, mais qu’en est-il des autres tâches importantes à accomplir avant la date limite ? Posez-vous cette question : « Est-ce important et est-ce que je peux le faire en moins de deux minutes ? » avant de commencer à rédiger une réponse.
  5. Mauvaise gestion du temps :
    Procrastiner, accepter une trop grande charge de travail, mal évaluer les priorités et se laisser facilement distraire : ce ne sont que quelques exemples courants d’habitudes pouvant vous faire perdre votre temps et compromettre votre productivité. Votre téléphone peut toutefois vous aider à résoudre vos problèmes de gestion du temps. Par exemple, il y a de nombreuses applications pour téléphones intelligents conçues pour augmenter votre productivité et vous aider à mieux gérer votre temps. Evernotefait partie de ces outils. Il s’agit d’une plateforme qui crée un carnet de notes virtuel pour vous aider à assurer le suivi de vos dépenses d’entreprise et des tâches inscrites sur votre calendrier personnel. L’application sert également d’espace numérique à partir duquel vous pouvez partager vos notes et recevoir les commentaires de vos collègues qui utilisent Evernote. Bref, c’est le compagnon idéal pour quiconque voyage pour affaires.

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